新型コロナウイルスが流行し、リモートワークをする企業が増えてきました。緊急事態宣言が終了してからも、リモートワークを主流に事業を展開する企業は多いです。

しかし、オンラインならではの不満がある人もいるでしょう。特にオンライン会議に苦手意識を持ち、会議の時間が憂鬱に感じている人もいます。

そんな人たちのために、オンライン会議をスムーズに進めるための方法や対処法をご紹介していきます。まだオンライン会議に参加したことがない人も、この記事を参考にして失敗しないための方法を習得してみてください。

1. オンライン会議が苦手な理由とは？

まず、なぜオンライン会議が苦手なのか、その理由をご紹介していきましょう。オンライン会議に対する不満を抱えているのは自分だけじゃないと気付かされます。

苦手な理由①：発言しにくいから

オンライン会議は多くの社員が参加しているため発言しにくいと感じる人も中にはいます。複数人が同時に話をしてしまうと聞き取れないため、発言権を持っている人は基本1人となっています。

意見を求められた際には発言しやすいですが、その他の時には発言しにくく、参加している意味があるのかと不満に感じてしまうのです。

苦手な理由②：声が聞き取りにくい

オンライン会議はツールを使用して開催されます。リモートワークが主流になってきたことで、オンライン会議のためのツールも急増しています。

性能が良く、音声や画像も良好なツールが多いのですがやはり直接会って話すよりも聞き取りにくいと感じ、苦手意識を持ってしまう人がいるのです。

苦手な理由③：画面を意識してしまう

オンライン会議では、他の参加者に自分の顔を画面越しに見られます。直接会って顔を見られるのとは違った雰囲気となるため、画面に映っている自分の顔を意識するあまり、不自然な顔になってしまう人もいます。

映りを気にするあまり集中できない人も中にはいるでしょう。

苦手な理由④：相手の反応が分からない

人と話す際には声だけではなく、表情や雰囲気も重要なポイントで、相手がどう思っているのかを把握するためにも感じとる人は多いです。

自分が発言した内容に分からない点や不満があれば、自然とその感情が顔にも表れるため、それを察知して説明を補足するのです。

しかし、オンライン会議では相手の反応を感じ取りにくいデメリットがあります。

また、発言することで声の聞き取りにくさを不安に思うあまり、「なるほど」「そうなんだ」「自分もそう思います」「へぇ～」といった相槌をする言葉が発せられないことで、他の人がどう感じているのか理解しにくいこともあるでしょう。

苦手な理由⑤：慣れていないから

オンライン会議を行う上で、苦手に感じる理由として最も多い理由が「慣れていないから」だと考えられます。人間、誰しもが慣れ親しんでいないものを初めて行う際には不安、抵抗、緊張、警戒を感じます。

使用するツールの操作に慣れていない、オンライン上での会話に慣れてないといった理由は様々ですが、慣れていないために尚更ぎこちない発言になってしまうこともあるでしょう。

2. オンライン会議でのありがちなミス

では、実際にオンライン会議をしたことがある人が、これまでにどんなミスをしてきたのか、その内容をご紹介していきましょう。失敗エピソードを知ることで、実際に参加した時のミスを防ぐことにも役立ちます。

映像が映らない

ツールを使用してオンライン会議を行いますが、何らかのトラブルによって映像が映らないことがあります。トラブルが発生すると焦ってしまい、直そうと思っても直せずに最悪の場合、会議に参加できない可能性もあります。

映像が映らない他にも、声が聞こえない、相手に自分の映像が映っていない、といったトラブルもあります。

子どもやペットが映りこむ

オンライン会議を自宅で行うと、子どもやペットが映りこんでしまうことはよく報告されています。

ネット上でも、子どもやペットに邪魔をされて恥ずかしい思いをした人たちのエピソードは「オンライン会議あるある」として話題となっています。

子どもに伝えていたとしても、小さい子どもであれば構ってもらいたいと思い、近くに寄ってくるでしょう。小さい子どもがいる場合には、特に注意が必要です。

また、声にも注意してください。子ども同士の喧嘩や泣き声、ペットの鳴き声など、あらゆる声が参加している人たちに聞こえてしまいます。

訪問者が来た

自宅でオンライン会議をしている場合、訪問者が来ることも考えられます。同居人の帰宅、近所の人、宅急便といった様々な相手がいますが、インターホンの音が鳴ることで生活感が一気に出てしまうのです。重要な話をしている時ほど恥ずかしい思いをしてしまうでしょう。

服装を指摘された

リモートワークでは、普段と違い部屋着で仕事をしている人もいるでしょう。それに慣れてしまい、オンライン会議の際にも部屋着のまま参加してしまうミスをしてしまった人もいます。

中には、白いTシャツを着て参加をし、着替えたにも関わらず部屋着のような格好だと指摘された人もいます。服装選びにも注意する必要があるでしょう。

3. オンライン会議をスムーズに進めるための方法

上記のように、オンライン会議に対する不満、そして実際に行った失敗は複数あります。そこで、失敗しないためにもオンライン会議をスムーズに進めるための方法をご紹介していきましょう。

接続テストは必須

オンライン会議初心者であれば、使用するツールが使い慣れていないことは確実です。失敗しないためには、接続確認をする必要があります。

本当に接続できているのかを確認し、会議本番で接続できないトラブルが発生しないよう気を付けましょう。

議題リストの作成

会議では基本的なことでもありますが、オンライン会議においても議題リストの作成は大切です。議題リストがあることで効率良く会議を進めることができます。

会議5分前までには準備を完了しておく

オンライン会議を失敗しないためにも、会議が始まる5分前までには準備を完了し着席しているようにしましょう。会議では話をするだけではなく、資料の確認を行う可能性もあります。

資料がないと焦らないためにも、事前に開いた状態で用意し、焦る素ぶりを見せないようにしましょう。

役割を分担する

オンライン会議に参加する人が多くいる場合には、役割を分担することもおすすめです。会議を進行する人、記録する人だけでも決めておくと便利でしょう。

記録する人がいれば、会議に集中でき、万が一聞き取れなかった場合でも安心です。

ミュート機能をうまく使う

オンライン会議を行う場所は自宅だけではないでしょう。カフェや公園など出先で会議に参加する人もいます。周りの音が入りやすい場合には、話を聞く時だけでもミュートにすると雑音が参加者に漏れず聞き取りやすくなります。

記録をする係であれば、キーボードを叩く音が入りやすいため、ミュートにしておくと安心でしょう。

4. コミュニケーションの仕方を変えてみよう

上記を参考にすることで、スムーズにオンライン会議を始めることができるでしょうが、慣れないツールを活用することで不安が拭い切れない人はいるはずです。

そこで、オンライン会議をより充実したものにするべく、失敗しないための対処法としてコミュニケーションのコツをご紹介していきます。実行することで自信を持てるはずです。

画面チェックをする

自分が画面上にどう映っているのか心配なのであれば、事前に自分の姿をチェックしておきましょう。パソコンでは、左右にずれるほど太く見えると言われているので、自分の顔が画面の中心にくるように意識すると良いでしょう。

また、考え事をする時やメモをする時には、顔を下に向けてしまいます。そうすると、二重顎になってしまいがちなのでカメラの位置が目線と真っ直ぐになるようにパソコンの下に本を置くなどして調整すると良いでしょう。

自分を綺麗に見せることができれば、コミュニケーションもとりやすくなります。

声に出して相槌を打つ

相槌は自分がどう思っているのかを相手に伝えるために重要な動作です。しかし、オンライン会議では頷くだけでは相手に伝わらないことがあります。

相手に安心してもらうためにも、「はい」「分かりました」「了解です」「なるほど」などと相槌を打つと良いでしょう。ただし、多くの人が同時に相槌を打ってしまえば聞き取りにくくなってしまいます。

そんな時には、相槌をしても良いのかあらかじめ決めておくのもおすすめです。特に参加人数が多い場合には相槌が多いとストレスになってしまう可能性もあります。

すべての参加者が気持ち良く参加するためにも、ルールを決めることは大切です。

語尾をはっきりさせる

考え事をしながら話をすると、会話の語尾が曖昧になり聞き取りにくくなってしまいます。声が小さくなる、自信がない、といった印象を与える可能性もあるのでデメリットとなります。

考え事をするのは問題ないのですが、オンライン会議では語尾をはっきりと明確に伝えるようにしましょう。大げさに感じてしまいますが、すべての会話の最後に「！」が付くような話し方であると、聞き取りやすく好印象です。

間の取り方に気を付ける

タイムラグが生じやすいオンライン会議では、間の取り方も大事な要素です。相手の反応を見るためにも、会話の後に間をおくことでどういったことを考えているのか理解することができます。

ただし、間は3秒ほどに留めておくことが大切です。それ以上間を長くしてしまうと、相手に不安を与えてしまう可能性があります。

間を取っている際も口を開けたままであると、だらしない印象を与えてしまうため、口は閉じるようにしましょう。

声は大きく

オンライン会議では、意外と声が出ていないと感じる人は多いです。普段通りに話していても、マイクがうまく拾えずに聞き取りにくくなってしまう可能性もあります。

元気がないと心配されるだけではなく、やる気がないと思われてしまうため、声は普段よりも2割ほど大きく出すようにしましょう。

目線に気を付ける

オンライン会議をしている際、どこを見ていれば良いのか分からないと感じる人もいるはずです。カメラをずっと見続けると威圧感を出してしまう可能性もあるので、画面を真っ直ぐ見ることを意識しながら会議に臨みましょう。

遠くを見る、下ばかりを見ていると印象を悪くしてしまうので気を付けてください。

動作にも注意しよう

オンライン会議では上半身しか映りません。自分が発言する際に声だけだと不安を感じ、身振り手振りで相手に伝えようと努力する人もいますが、大きな動作をしても見えにくいだけではなく、幼稚な印象を与えてしまいます。

上半身しか映らないので、胸の下あたりで手だけを動かし動作を加えると良いでしょう。

上記の方法を参考にオンライン会議に参加することで、自分にも少しは自信が付くでしょう。話し方や間に気を付けるだけなので、実践して変化を実感してみましょう。

5. 女性必見！ オンライン会議に最適なメイク法

最後に、女性必見のオンライン会議におすすめのメイクの方法をご紹介していきます。

会社に出社しないため、メイクをせずにリモートワークをする人もいるでしょうが、オンライン会議は社内の人も参加するためメイクは必須です。

しかし、いつも通りのメイクでは普段とは違った印象を与えてしまいます。少しでも好印象を与えるためにも、違う方法でメイクをしてみましょう。

ツヤはテカリに見えてしまう

ツヤ感のあるメイクは画面越しに見ると「テカリ」だと思われてしまいます。セミマットな質感がポイントなのでベースメイクでしっかりと土台を作り、綺麗な肌を演出していきましょう。

アイメイクの注意点

アイメイクでは、アイシャドウを使用してグラデーションや囲みマイクをする人もいるでしょう。しかし、陰影をつけてしまうと顔に影ができてしまい暗い印象や疲れた印象を与えてしまいます。

アイラインは目のキワに引くだけにし、抑えたメイクにすることが大切です。

6. おわりに

オンライン会議に慣れていないと、不安も多く失敗を招く危険があります。ミスをしてしまえば自信を無くし、さらにオンライン会議が苦手になってしまう可能性もあるでしょう。

失敗せず自分に自信を持って参加するためにも、上記を参考にしてスムーズに進行できるよう対策をとってみてください。

女性の場合は服装やメイクにも気を使い、相手に与える印象を考えてコミュニケーションをとることも大切です。超えの大きさや間の取り方に注意し、オンライン会議に挑んでみてください。