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仕事ができない人がやりがち…ダメな報告の仕方3選
みなさんは仕事で「報告」をする際に気をつけていることはありますか？
なるべく時間をかけずに、とか、わかりやすく簡潔に……など意識する点は様々ですが、報告一つで仕事ができる・できないと判断されがち。物事を伝える時に細やかなところまで気を払うのは社会人としてのマナーです。
それなのに、最近では報告の仕方がなっていない人も結構いるのだとか。やり方一つで印象が大きく変わる仕事での“基本のキ”、やってはNGな例を一緒に見ていきましょう。
仕事ができないと思われる、NGな報告の仕方とは？
「たかが報告くらいで」と思うかもしれませんが、報告とは言葉選びや話の持っていき方、説明する能力が問われるため「たかが」ではなく「されど」です！
一度や二度ではなく、何度も伝え方が悪いようでは一気に仕事ができない人間だと見なされてしまいますよ。
職場の仲間たちが顔をしかめるような報告の仕方は、簡潔にまとめると「助長的」、「報告ではなく感想」、「色々と端折りすぎる」ことが原因です。
結論を先に言わない
まずは「助長的」なところから説明していきましょう。報告とはその時の出来事をわかりやすく説明する行為ですが、1から10まで全て事細かく話せば時間がかかり、聞いている側は確実に飽きます。
仕事での共有事項は結論を先に述べ、後から細やかな部分を補足をすべきであるため、あまりに助長的だと「で、オチは？」とツッコミたくなってしまうんですよね。
話がスムーズに進まない人は、ダラダラと冒頭部分から説明し始め、最後に結論を持ってきがち。
これでは仕事ができないと見なされるだけではなく、短気な上司から「でさ、結局どうなったわけ？」、「何が言いたいの？」などと攻撃を受ける可能性が高まります。
あなたにはもう任せられないと思われたらサイアクですから、ぜひ気をつけてくださいね。
私的な感情を混ぜまくる
「報告」は起きた出来事を簡潔に説明する行為で、自分の感想を混ぜるのは二の次です。
それなのに仕事ができない人は「自分はこう思ったんですけど結局〇〇になりまして」などと、自分の感情を混ぜながら話を進めてしまいます。
中には報告＋感想やほぼ感想のみのような困ったやり方を取る人もおり、これでは無駄に話が長くなる可能性大。また、まだまだ課題が残されている場合に感情を混ぜると、受け取り手が混乱したり、冷静な判断を邪魔する恐れも……！
意見は求められてからようやく自分の考えを披露し、報告はわかりやすく簡潔に行うべき。
仕事ができない人は良かれと思って余計なことをしがちですから、感想や意見は「求められてから」発するように心がけましょう。報告の中心はあくまで内容であり、主人公はあなたではないのですよ。
結果のみ伝えて過程ゼロ
助長的に話す人が多い一方で、結論だけを述べて過程を全て端折ってしまう雑なタイプもいますね。
確かに報告をする際に“キレイにまとめる”のは大事なのですが、“端折る”と“ギュッと固める”は全くの別物。
「で、こうなりました」だけでは足りず、先方の思いや実際に起きた出来事もセットにしなければその場にいなかった人には何も伝わりません。
まとめるのがヘタだと言葉不足になり、アレコレ話したくなると助長的になるため、なかなか難しいところですが、上手にこなすのも社会人として必要なスキル。何のために報告を求められているのかを今一度考え直し、“伝える”コツをしっかりと押さえましょう。
どうしても補足説明が苦手なら、報告をする前に話の組み立てを頭の中でイメージするか紙に書きだしてみて。
結論＋補足1＋補足2のようにわかりやすく分析すると「結論だけ」のような状態を防げると思います。
報告の仕方がなぜ大事なのか
出来事を伝えなければ仕事がうまく回らないなどのトラブルが起きるため、報告は欠かせません。
ただ「仕方」がなぜここまで重要視されるのかを説明すると、“報告力”は他者へ影響を与えたり、違ったシーンでも使えるスキルとなり得るなど、想像以上に大切なものだからです。
・報告によって相手の受け取り方が良くも悪くも変わる（ニュアンス次第で明暗が分かれる可能性）
・話し手の感情が混ざると、受け取り手が混乱しやすい（判断が難しい場合、相手の感情や意見にうっかり流されそうになるケースも）
・うまくまとめる力があると、あなたへの信頼に繋がる（逆に助長的or雑だと評価が下がる）
・報告がうまい＝話を簡潔にまとめられる＝会議などの意見交換もスムーズにしやすい
・起きた出来事を正確に伝えられるか？それとも虚偽ではないか？など人間性を見る判断材料となる
……と、報告の仕方一つでこんなにも意味をもたらすのだから侮れない＆ちょっと恐ろしいと言えるかも（苦笑）
ただし見方を変えれば、自分のポジションや信頼を大幅に上げる良い要素になり得るということ。
自分の強みになれば仕事をする際に一歩リードできると思うと、やり方を工夫し、意識を強く働かせる心掛けをしたいものですね。
報告の仕方一つで「仕事ができない認定」が決まる！
これを読めば、いかに報告の仕方が重要かが理解できたかと思います。
要するに報告の仕方がヘタだと会社のためにならないだけではなく、あなたへの評価が下がり、信頼も失いやすいからこそ「仕事ができない」とみなされてしまうんですよね。非常にもったいないことだと思いませんか？
長い会議や商談でうまくまとめ、相手に伝わるよう説明するのはとても大変です。
ある意味訓練が必要なものですが、頭を使わねば一向に上達しませんよ。スキルを磨けば“事故”を未然に防げるため、「仕事ができない認定」をされる前に対策を練りましょう！
Written by たかなし亜妖
